Art. 1 – Norme generali

1. - L'intervento della Commissione può avvenire su richiesta di una o entrambe le parti in seguito alla sottoscrizione di una clausola contrattuale o con la sottoscrizione congiunta o separata di moduli anche successivamente al verificarsi della controversia.

2. - Le parti, aderendo alla procedura prevista, si impegnano a rispettare il presente regolamento, le tariffe, i princìpi di comportamento e a dare incarico alla Commissione di designare il conciliatore.

3. - La conciliazione dovrà concludersi entro 40 giorni dalla presentazione della domanda, o nei diversi termini fissati nel presente regolamento e possibilmente in un’unica seduta.

4. - Il decorso dei termini previsti nel presente Regolamento è sospeso dal 1° agosto al 15 settembre di ogni anno.

Art. 2 – Avvio della procedura

1. - Per avviare la procedura la parte interessata può compilare il modulo disponibile in Segreteria oppure presentare una domanda in carta semplice che deve contenere:

• le generalità delle parti;
• la sintetica esposizione dei fatti;
• le ragioni del contendere;
• gli eventuali allegati;
• il valore indicativo della controversia;
• la dichiarazione di voler perseguire la soluzione bonaria;
• l'eventuale procura data ad un difensore;
• l'incarico alla Commissione perché provveda alla nomina del conciliatore.

2. - La Segreteria dovrà inviare all'altra parte, entro cinque giorni dal deposito della domanda, con raccomandata con avviso di ricevimento, fax, telegramma - od ogni altro mezzo idoneo a provare l'avvenuta ricezione - copia della domanda ed il modulo di accettazione.

3. - La parte che riceve l'invito a conciliare deve far pervenire la sua accettazione, entro 10 giorni dal ricevimento della domanda, completa di tutti gli eventuali allegati, indicando nel modulo di accettazione i punti di disaccordo, allegando gli eventuali documenti e l’eventuale procura ad un difensore.

4. - In caso di ricezione dell'accettazione, entro 5 giorni la Commissione provvede ad inviarla all’altra parte unitamente a tutti gli eventuali allegati, nonché a comunicare ad entrambe le parti la nomina del conciliatore e la data dell’udienza.

5. - In caso di rifiuto espresso o di mancato ricevimento dell'accettazione nei 10 giorni, il tentativo di conciliazione si considererà concluso e la Segreteria ne darà immediata comunicazione al proponente.

Art. 3 – Il conciliatore: requisiti, funzioni e limiti

1. - Il conciliatore ha il compito di migliorare il dialogo fra le parti facilitando il raggiungimento di un accordo.

2. - Rientra fra i suoi compiti anche quello di indicare soluzioni innovative, al di fuori delle previsioni originarie delle parti.

3. - Il conciliatore deve avere competenza giuridica nel settore specifico della controversia, nonché un'adeguata conoscenza delle tecniche conciliative.

4. - Il conciliatore è nominato dalla Commissione tra gli iscritti nell'apposito elenco.

5. - Il conciliatore, presa visione della documentazione e delle caratteristiche della controversia (natura di essa e identità delle parti), è tenuto a comunicare per iscritto la propria accettazione, impegnandosi a condurre il tentativo di conciliazione secondo il regolamento, i princìpi di comportamento ed il compenso previsto dal tariffario. Se rifiuta, il conciliatore è tenuto a comunicare per iscritto i motivi che precludono la possibilità di accettare la nomina.

6. - Il conciliatore deve inoltre dichiarare per iscritto la propria indipendenza, imparzialità e neutralità sottoscrivendo apposita dichiarazione.

7. - Il conciliatore deve comunicare per iscritto alla Commissione l’eventuale venir meno, nel corso della procedura, della propria indipendenza ed autonomia nei confronti delle parti.

8. - Il conciliatore può essere sostituito dalla Commissione in caso di morte o di qualunque impedimento che la Commissione ritenga, con decisione motivata, suscettibile di ostacolare il regolare svolgimento della procedura.

9. - Il conciliatore ha facoltà di ascoltare entrambe le parti anche separatamente e l'obbligo di tenere segreto quanto appreso durante tali incontri.

10. - Il conciliatore non può svolgere, tra le stesse parti e per la stessa controversia, la funzione di arbitro né quella di difensore.

11. - Il conciliatore potrà essere affiancato da un assistente, previo consenso scritto delle parti, senza costi aggiuntivi per le stesse.

Art. 4 – Udienza e conclusione della procedura

1. - Le parti devono essere presenti personalmente all'udienza ed agli eventuali incontri separati e possono farsi assistere da esperti per facilitare la conciliazione.

2. - In alternativa, il rappresentante nominato dalla parte deve essere munito di mandato scritto a transigere e a conciliare.

3. - Il conciliatore, nel solo caso sia assolutamente indispensabile, può disporre accertamenti ed assumere mezzi di prova essenziali ai fini della procedura.

4. - L'assistenza prestata al conciliatore da un consulente tecnico di ufficio ha carattere eccezionale e può essere disposta dal conciliatore esclusivamente se entrambe le parti vi acconsentano, anticipandone pariteticamente spese ed onorari.

5. - La procedura di conciliazione si conclude oltre che nel caso previsto dall'art. 2 punto 5) quando:

• le parti sulla base dei suggerimenti del conciliatore firmino l’accordo finale;
• il conciliatore valuti che l'atteggiamento di una o entrambe le parti renda impossibile raggiungere l'accordo o sia incompatibile con l'obbligo di cooperazione cui esse sono tenute.

6. - La conclusione del tentativo di conciliazione deve essere dichiarata per iscritto dal conciliatore e, in caso di avvenuta conciliazione, verrà redatto un verbale sottoscritto anche dalle parti.

7. - L'accordo impegna le parti a livello contrattuale.

8. - È comunque esclusa ogni responsabilità del conciliatore e di tutti gli organi dell'Istituto dell'Autodisciplina Pubblicitaria qualora il verbale di conciliazione risultasse, per qualunque ragione o titolo, nullo, invalido, o comunque inefficace.

Art. 5 – Riservatezza

1. - L'udienza e gli incontri separati hanno natura privata.

2. - Tutti i partecipanti all'udienza e agli incontri separati sono tenuti alla riservatezza sulle parti coinvolte, sulle origini, sulle ragioni e sull'esistenza del tentativo di conciliazione, sulle notizie apprese durante lo stesso e sui contenuti dell'accordo finale.

3. - In particolare le parti si impegnano a non riutilizzare in sede contenziosa le dichiarazioni o ammissioni fatte durante la procedura conciliativa.

4. - È ammessa la divulgazione di dati statistici da parte della Camera di Conciliazione a condizione che essi rimangano anonimi.

Art. 6 – Diritti per il servizio

1. - Per i servizi di conciliazione offerti dalla Camera di Conciliazione le parti sono tenute - secondo le tariffe allegate - al versamento di:

1. un diritto amministrativo per l'accesso al servizio;
2. l'onorario del conciliatore, articolato per fasce e commisurato al valore della controversia, e i relativi rimborsi spese;
3. un ulteriore diritto fisso per tutte le eventuali udienze successive alla prima.

2. - Il valore della controversia è stabilito dal conciliatore sulla base della documentazione e della dichiarazione delle parti.

3. - Il diritto amministrativo, a pena di improcedibilità, deve essere versato dalla parte che ha avviato la procedura al momento della presentazione della domanda di conciliazione.

4. - I diritti di conciliazione di cui ai punti 6.1. b) e c), dovranno essere versati dalle parti in via solidale entro il termine indicato dalla Segreteria nella relativa richiesta, a pena di improcedibilità. Nei rapporti fra le parti il relativo importo dovrà essere diviso in parti eguali.

5. - Nel caso previsto dall’art. 2 punto 5) il diritto amministrativo versato dalla parte verrà restituito decurtato dei costi sostenuti dalla Camera di Conciliazione. Nel caso previsto dall'art. 4 punto 5), secondo alinea, il diritto amministrativo viene in ogni caso trattenuto dalla Camera di Conciliazione e il conciliatore, tenuto conto delle spese e dell'attività svolta, assume gli opportuni provvedimenti in ordine all'onorario ed ai rimborsi che gli competono.